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Gestion des demandes utilisateurs

A tout moment dans la conversation, un utilisateur peut demander l'extraction ou la suppression de ses conversations.

Ce volet n'est bien sûr applicable que lorsque l'utilisateur peut-être authentifié par un identifiant précis. Dans le cadre d'un assistant digital "public", sans authentification des utilisateurs, les conversations ne peuvent être identifiées.

Demande utilisateur effectuée via l'assistant digital​

Extraire mes données​

A tout moment dans la conversation, un utilisateur peut demander l'extraction de ses données personnelles par un message du type "Je veux récupérer mes données".

Le scénario suivant se déroule :

  1. L'assistant digital demande confirmation à l'utilisateur :


  1. Si l'utilisateur confirme par "Oui", le bot précise la suite de la procédure :


Les phrases d'entrainement de l'assistant digital pour cette intention "Je veux récupérer mes données" ainsi que le message de confirmation de l'assistant digital sont personnalisables dans la fonction "RGPD > Réglages > Intentions > Extraire mes données" :



Exemple :


  1. Ajouter une question à la liste ou corriger/supprimer une question existante.

  2. Modifier si besoin la demande de confirmation ou le message de confirmation.

  3. Sauvegarder la page.

  4. Ne pas oublier d'Entrainer pour actualiser l'assistant digital.

Supprimer mes données​

A tout moment dans la conversation, un utilisateur authentifié peut demander la suppression de ses données personnelles par un message du type "Je veux supprimer mes données personnelles".

Le scénario suivant se déroule :

  1. L'assistant digital demande confirmation à l'utilisateur :


  1. Si l'utilisateur confirme par "Oui", le bot précise la suite de la procédure :


Les phrases d'entrainement de l'assistant digital pour cette intention "Je veux supprimer mes données" ainsi que le message de confirmation de l'assistant digital sont personnalisables dans la fonction "RGPD > Réglages > Intentions > Supprimer mes données" :



Exemple :


  1. Ajouter une question à la liste ou corriger/supprimer une question existante.

  2. Modifier si besoin la demande de confirmation ou le message de confirmation.

  3. Sauvegarder la page.

  4. Ne pas oublier d'Entrainer pour actualiser l'assistant digital.

Centralisation des demandes utilisateurs dans le back-office​

L'ensemble des demandes effectuées via l'assistant digital par des utilisateurs authentifiés sont archivées dans le back-office dans la fonction "RGPD > Demandes utilisateurs", sous le type "Suppression" ou "Extraction" :

  • Les demandes qui arrivent sont au statut "A traiter"

  • Une zone de recherche (identifiant utilisateur par exemple) et des filtres sont proposés :
    • Période, en haut à gauche,
    • puis Statut et Type de demande dans le bouton "Filtres" en haut à droite

Exporter les conversations d'un utilisateur​

Pour exporter les conversations de l'utilisateur, il faut se rendre dans la fonction "Historique > Conversations" puis cliquer sur le bouton "Exporter" :



  1. Cocher la case "Tout exporter" : les filtres "Période" et "Canal" se masquent


  1. Sélectionner l'utilisateur
  • Si une hiérarchie d'UO est en place dans votre organisation, sélectionner au préalable l'UO de l'utilisateur, sinon, conserver l'UO "Global".

  1. Cliquer sur "Exporter"

  2. Un fichier "Export_log + date du jour" se télécharge dans votre dossier par défaut ou à l'emplacement précisé lors du téléchargement (selon vos options de navigateur).

  3. Ce fichier peut-être envoyé à l'utilisateur par email, par votre outil de messagerie.

Supprimer les conversations d'un utilisateur​

Cette fonction est détaillée dans la section Volet 4 - Epurations

Clôturer une demande utilisateur​

Après avoir traité la demande de l'utilisateur par les fonctions adéquates du back-office et lui avoir adressé l'email de confirmation d'extraction (avec fichier en PJ) ou de confirmation de suppression, vous pouvez "Clôturer la demande".

Celle-ci disparait de la liste des demandes "A traiter".
Elle reste archivée dans le back-office et consultable en appliquant le statut "Clôturée" dans les filtres.

Remarques :

  • L'épuration périodique ne supprime que l'historique de conversations. Une demande utilisateur qui serait sur la période indiquée par l'épuration sera conservée.